Avoir un voisin qui nettoie l'escalier de l'immeuble peut engendrer une dépense pour la copropriété, mais il ne suffit pas que le résident décide de sa propre initiative de fournir le service et de présenter une facture aux autres propriétaires. Selon l'article 1424 du Code civil, les copropriétaires supportent les dépenses nécessaires à la conservation des parties communes et aux services d'intérêt commun, proportionnellement à la valeur de leurs lots respectifs. Si un résident commence à nettoyer volontairement sans délibération, contrat ou autorisation, il n'acquiert pas automatiquement le droit d'exiger une mensualité.
Lorsque le nettoyage est effectué sans autorisation, la figure de la gestion d'affaires, prévue à l'article 464 du Code civil, peut s'appliquer. Dans ces cas, le remboursement des dépenses n'est admissible que si l'action correspond à l'intérêt et à la volonté du propriétaire de l'affaire. De plus, la gestion d'affaires ne donne pas, en règle générale, droit à une rémunération, sauf lorsqu'elle correspond à l'exercice d'une activité professionnelle du gestionnaire, et même dans ce cas, le montant ne peut pas être fixé unilatéralement.
La situation change lorsque le service a été valablement organisé par la copropriété, inclus dans un budget approuvé ou contracté par l'administrateur. L'article 1436 du Code civil confère à l'administrateur les compétences pour effectuer les dépenses communes et exiger la quote-part de chaque copropriétaire. Une délibération valablement approuvée ne dépend pas de l'accord individuel de chaque propriétaire pour produire ses effets. Les dépenses sont généralement réparties proportionnellement à la valeur de chaque lot, mais le règlement peut prévoir une répartition en parties égales ou proportionnellement à l'utilisation.
Face à une facturation douteuse, la première étape consiste à consulter le procès-verbal où la dépense a été approuvée et à demander des éclaircissements sur le budget, la contractualisation et le critère de répartition. La facturation peut être contestée lorsqu'il n'existe pas de délibération, de contrat ou d'autorisation valide, lorsque le montant ne correspond pas à celui approuvé ou lorsque le critère de répartition viole les règles légales. Un simple désaccord avec le fait qu'un voisin effectue le nettoyage ne permet pas, à lui seul, de refuser le paiement d'une dépense valablement assumée par la copropriété.
